Når virksomheder skal vælge et HR-system, handler de første samtaler ofte om funktioner.

Kan systemet håndtere ferie?
Kan kontrakterne ligge der?
Kan vi lave MUS-samtaler?
Kan medarbejderne registrere fravær?

Det er selvfølgelig vigtige spørgsmål at stille, men måske er det vigtigste spørgsmål faktisk:

Hvordan kommer systemet til at fungere i hverdagen - ikke kun på dag ét, men også om flere år?

For et HR-system skal gerne være mere end en samling funktioner. Det skal være et værktøj, som medarbejdere, ledere og HR har lyst til at bruge, og som gør det lettere at holde styr på de mange processer, der følger med en virksomhed i udvikling.

Det skal være nemt at bruge

Et HR-system skal ikke kræve en manual, hver gang man skal finde en medarbejders kontrakt eller oprette en udviklingssamtale.

Det skal være intuitivt og nemt at gå til - også for den leder, der måske kun logger ind en gang imellem.

Det er netop noget af det, vores kunder ofte fremhæver ved 2people: brugervenligheden og det intuitive setup.

For hvis systemet er besværligt at bruge, er der større risiko for, at medarbejdere og ledere finder deres egne løsninger - og så ender oplysningerne hurtigt i mails, Excel-ark eller mapper, som kun én person ved, hvor det ligger.

Brugervenligheden handler derfor ikke kun om design - det handler om, hvor nemt systemet bliver en naturlig del af hverdagen.

Flere HR-processer samlet ét sted

En anden del af brugervenligheden handler om at kunne finde det, man har brug for, ét sted.

I 2people kan medarbejderdata, dokumenter og HR-processer samles i samme system. Det kan være alt fra rekruttering og onboarding til MUS, trivsel, kompetencestyring, ferie og fravær.

Det betyder ikke, at alle virksomheder skal bruge alle funktioner. Behovene er forskellige, og de ændrer sig også over tid. Derfor er 2people modulopbygget, så virksomheder kan tage udgangspunkt i det, de har brug for - og bygge videre derfra.

Et HR-system skal altså ikke tvinge virksomheden ind i en bestemt måde at arbejde på - det skal kunne tilpasses virksomheden.

Hvad sker der så efter nogle år?

Det er måske her, den reelle værdi af et HR-system begynder at vise sig. For efter nogle år handler det ikke længere kun om, hvor mange funktioner systemet har.

Det handler om, om virksomheden stadig kan finde de oplysninger, den har brug for;

Om medarbejdernes historik er samlet
Om kontrakter og dokumenter stadig er tilgængelige
Om udviklingssamtaler og aftaler kan findes igen
Om data er struktureret og opdateret

Og om ledere og HR egentlig bruger systemet som en naturlig del af deres arbejde - Husker de at logge ind i systemet og tjekke notifikationer, når de alligevel starter dagen med en kop kaffe?

Værdien af et HR-system ligger ikke kun i de funktioner, man får ved implementeringen - den ligger i den struktur, historik og viden, der bliver bygget op over tid.

Et system for hele virksomheden

HR er ikke de eneste, der skal have glæde af systemet. Et HR-system skal fungere for flere forskellige mennesker med forskellige behov;

HR skal have overblikket og kunne arbejde med hele medarbejderrejsen
Ledere skal kunne finde de oplysninger og processer, der er relevante for deres team, uden at være afhængige af HR hver gang
Medarbejderne skal nemt kunne finde egne dokumenter, se relevante oplysninger og håndtere eksempelvis ferie og fravær

Derfor handler et godt HR-system også om at gøre det nemt for de forskellige roller at kunne gøre det, de skal - i det samme system.

Så hvad kendetegner egentlig et godt HR-system

For os i 2people er svaret ikke flest mulige funktioner.

Det er et system, der er nemt at bruge, samler de relevante HR-processer ét sted og kan tilpasses virksomhedens behov. Vigtigst af alt er det et system, der bliver ved med at skabe værdi - også efter implementeringen er overstået;

Når virksomheden vokser
Når medarbejdere og ledere skifter
Når nye behov opstår

Og når der pludselig er brug for den specifikke kontrakt fra 2007 eller en dataændring i logbogen, som blev registreret for flere år siden.

Det er der, et HR-system for alvor skal bevise sit værd 💜