Reboarding gennemføres

Reboarding kan med fordel gennemføres, når en medarbejder begynder i et nyt job, skal arbejde i en anden afdeling, vender tilbage fra barsel, anden orlov eller sygdom.

Den helt store grund til at reboarding er meget aktuel lige nu, er håbet om, at de ”hjemsendte” inkl. de medarbejdere, som har arbejdet hjemmefra og eventuelle genansatte medarbejdere kan vende tilbage til deres kontor og arbejdsplads og meget hurtig skal på fuld styrke igen.

 

Hjemsendte og genansatte medarbejdere

De hjemsendte medarbejdere har siddet på deres hjemmekontorer, som har været mere eller mindre effektivt indrettet – de har fået nogle nye daglige rutiner herunder også arbejdsrutiner.

Nogle har fået ondt i skuldre, ryg el.lign. Andre har måske taget nogle kilo på og ser anderledes ud end før hjemsendelsen. Nogle har måske haft rigtig meget arbejde eller nye opgaver med sig på hjemmekontoret og dermed oplevet hjemsendelsen som en presset periode.

De genansatte medarbejdere møder op på den samme arbejdsplads – de ikke har været ansat på i en periode og de har dermed også haft en dagligdag, som har været helt anderledes end da de var ansat på arbejdspladsen før.

Nogle af medarbejderne har måske endda været på kontoret gennem hele perioden og har haft mulighed for at bibeholde deres relationer til kolleger, leder og måske opbygget nye.

 

Reetablering

Alle disse medarbejdere skal mødes på kontoret og i virksomheden og de har alle fået nye rutiner og vaner. Det er vigtigt, at ledelsen ikke antager, at alt er som før, for det er det IKKE.

Medarbejderne skal både reetablere deres relationer til kollegaer og ledelsen, de skal vænne sig til at arbejde sammen igen på samme lokation – face-to-face – og involvere hinanden i opgaveløsningerne.

Under hjemsendelsen er der opbygget en helt ny måde at arbejde sammen på, som har været mere fleksibel. Det er opstået, fordi tiderne (arbejdstid og fritid) har været udflydende.

Digitale møder og nogle steder også digitale pauser og fester er blevet en naturlig ting. Det skal givetvis ændres, og der skal træffes, beslutninger om møder, relationer, struktur og arbejdsformer skal være som før ”hjemsendelsen”.

Start nu med at arbejde struktureret med planlægning af reboarding og derefter gennemførelsen. Reboarding kan med fordel som minimum indeholde følgende 3 elementer:

• Informationspakke til medarbejderen

• Gennemførsel af dialoger og undersøgelser

• Klargøring af de fysiske rammer.

 

Giv medarbejderne en informationspakke før opstart

Brug tid og ressourcer på at lave informationsmateriale til de medarbejdere og ledere, som vender tilbage til jeres fysiske
lokationer efter hjemsendelsen eller pausen fra jobbet.

Er der ændringer i strategien, målene, handlingsplanerne og budgetterne? Ser organisationen ud som den gjorde før
hjemsendelsen – er der kommet nye medarbejdere og ledere? Hvilke nye politikker og restriktioner er gældende? Er der foretaget ændringer opgavefordelingen mellem medarbejdere, ledere og afdelinger?

Vær omhyggelig både med indholdet, formen og formatet på informationerne – skal det være en grafisk præsentation eller kan det formidles gennem video? Vi vil anbefale, at I sender en samlet pakke til medarbejderne, så de hurtigt kan se og orientere sig i det samlede indhold. Kort sagt lav en reboarding pakke.

 

Reboarding og medarbejder dialoger

Ledelsen bør indgå i dialog med medarbejderen – både en formaliseret og uformel dialog. Der kan med fordel laves en plan for dialogerne – Hvornår, med hvem, med hvilket interval skal de gennemføres og hvilke temaer skal der tales om.

Start gerne dialogerne og undersøgelser før medarbejderne møder fysisk på virksomheden.

Det kan være en god ide at gennemføre undersøgelser, som kan danne udgangspunkt for de temaer, der skal tales om i de efterfølgende dialoger. Vi har her nogle bud på forskellige temaer til dialogerne:

• Tilfredshed med hjemmearbejdspladsen

• Ønske om at fortsætte hjemmearbejdet i en eller anden udstrækning

• Hvad har været effektivt og ineffektivt i forhold til hjemmearbejdet

• Hvilke udfordringer har der været ved at vende tilbage til kontoret

• Ledelsen under og efter ”hjemsendelsen”

Det er vigtigt at italesætte usikkerheden og være klar på at tale
om det, som medarbejderne har behov for.

Nogle af de nye arbejdsvaner, som medarbejderne har tilegnet sig, er effektive for den enkelte medarbejder, og det er en god ide at tale om arbejdsvanerne i forhold til, hvilke der skal beholdes og implementeres på grund af en højere effektivitet.

I denne sammenhæng skal der desuden træffes beslutning om medarbejdernes fremtidige arbejdsvilkår f.eks.:

• Faste hjemmearbejdsdage

• Hjemmearbejde fast

• Færre rejser da det kan erstattes af digitale møder

• Digitale møder, hvilke møder gennemføres digitalt, og hvem deltager

• Hvilke møder skal afholdes fysisk

• Hvilke medarbejdere skal beholde udstyr til deres hjemmekontor

• Er der andre vaner fra hjemmearbejdspladsen, som med fordel kan implementeres på kontoret

I dialogerne med medarbejderen bør der italesættes og besluttes, hvad der skal være gældende for den enkelte medarbejder med hensyn til hjemmearbejdsdage, møder, udstyr, rejser mm.

Hertil bør der også gennemføres dialoger i afdelinger og teams, hvor det afklares, hvorledes samarbejdet, møder og pauser skal gennemføres for at blive så effektive som muligt.

Giv plads og tid til at reetablere relationerne og opbygge nye relationer på kontoret og generelt i virksomheden.

Her mener vi både relationen medarbejderne imellem men også reetableringen af relationen mellem leder og medarbejdere, som er en væsentlig faktor i fastholdelsen og medarbejderens arbejdsglæde.

Klargør de fysiske rammer

De fysiske rammer skal være klar til de tilbagevendende og genansatte medarbejdere. Det skal være muligt at
holde afstand og kontorer, fællesrum, toiletter mm. skal klargøres i forhold til nye regler og strukturer.

Samtidig skal der gøres klar til at modtage og udlevere udstyr, som medarbejderen har benyttet eller skal benytte på hjemmearbejdspladsen.