Reboarding anno 2021

Skrevet af Marianne Grubak

Reboarding kan med fordel gennemføres, når en medarbejder skal begynde i et nyt job, skal arbejde i en anden afdeling, vender tilbage fra barsel, anden orlov eller sygdom 

Den helt store grund til at reboarding er meget aktuel lige nu, er håbet om, at hjemsendte og eventuelle genansatte medarbejdere kan vende tilbage til deres kontor og arbejdsplads og meget hurtigt skal på fuld styrke igen.

 

Nye vaner og rutiner

De hjemsendte medarbejdere har siddet på deres hjemmekontorer, som har været mere eller mindre effektivt indrettet. De har fået nye daglige rutiner herunder også arbejdsrutiner. Nogle har fået ondt i skuldre, ryg el. lign. andre har måske taget nogle kilo på og ser anderledes ud end før hjemsendelsen. Nogle har måske haft rigtig meget arbejde eller nye opgaver med sig på hjemmekontoret og dermed oplevet hjemsendelsen som en presset periode.  

Det er vigtigt at være bevidst om, at nogle medarbejdere måske har været på kontoret gennem hele perioden og har haft mulighed for at bibeholde deres relationer til kollegaer, ledere og måske opbygget nye.  

Alle har fået nye vaner og rutiner, derfor er det vigtigt, at ledelsen ikke antager, at alt er som før, for det er det IKKE. Medarbejderne skal både reetablere deres relationer til kollegaer og ledelsen, de skal vænne sig til at arbejde sammen igen på samme lokation – face-to-face og involvere hinanden i opgaveløsningerne.  

 

Digital fleksibilitet

Det fantastiske ved hjemsendelsen er, at vi har opbygget en helt ny måde at arbejde sammen på, som har været mere fleksibel. Det er fordi tiderne (arbejdstid og fritid) har været udflydende. Digitale møder og nogle steder også digitale pauser og fester er blevet en naturlig ting. Men det skal givetvis ændres, og der skal træffes, beslutninger om møder, relationer, struktur og arbejdsformer skal være som før hjemsendelsen.  

Start nu med at arbejde struktureret med planlægning af reboardingen og derefter gennemførslen. Reboardingen kan med fordel som minimum indeholde følgende 3 elementer:

  1. Informationspakke før opstart
  2. Reboarding og medarbejderdialoger
  3. Klargør de fysiske rammer

 

Informationspakke før opstart

Brug tid og ressourcer på at lave informationsmateriale til de medarbejdere og ledere, som vender tilbage til jeres fysiske lokationer efter hjemsendelsen eller pausen fra jobbet. 

Er der ændringer i strategien, målene, handlingsplanerne og budgetterne? Ser organisationen ud som den gjorde før – er der kommet nye medarbejdere og ledere? Hvilke nye politikker og restriktioner er gældende? Er der foretaget ændringer i opgavefordelingen mellem medarbejdere, ledere og afdelinger? 

Vær omhyggelig både med indholdet, formen og formatet på informationerne – skal det være en grafisk præsentation eller kan det formidles gennem video? Vi vil anbefale, at I sender en samlet pakke til medarbejderne, så de hurtigt kan se og orientere sig i det samlede indhold. Kort sagt lav en reboarding pakke.

 

Reboarding og medarbejderdialoger  

Ledelsen bør indgå i dialog med medarbejderen – både en formaliseret og uformel dialog. Der kan med fordel laves en plan for dialogerne: hvornår, med hvem, med hvilket interval skal de gennemføres og hvilke temaer skal der tales om. Start gerne dialogerne og undersøgelser før medarbejderne møder fysisk på virksomheden 

Det kan være en god ide at gennemføre undersøgelser, som kan danne udgangspunkt for de temaer, der skal tales om i de efterfølgende dialoger Vi har her nogle bud på forskellige temaer til dialogerne.  

  • Tilfredshed med hjemmearbejdspladsen  
  • Ønske om at fortsætte hjemmearbejdet i en eller anden udstrækning 
  • Hvad har været effektivt og ineffektivt i forhold til hjemmearbejdet 
  • Hvilke udfordringer har der været ved at vende tilbage til kontoret 
  • Ledelsen under og efter hjemsendelsen

 

Det er vigtigt at italesætte usikkerheden og være klar på at tale om det, som medarbejderne har behov for.

Nogle af de nye arbejdsvaner, som medarbejderne har tilegnet sig, er effektive for den enkelte medarbejder, og det er en god idé at tale om arbejdsvanerne i forhold til, hvilke der skal beholdes og implementeres på grund af en højere effektivitet. I denne sammenhæng skal der desuden træffes beslutning om medarbejdernes fremtidige arbejdsvilkår f.eks.

  • Faste hjemmearbejdsdage
  • Hjemmearbejde fast
  • Færre rejser hvis de kan erstattes af digitale møder
  • Digitale møder, hvilke møder gennemføres digitalt og hvem deltager
  • Hvilke møder skal afholdes fysisk
  • Hvilke medarbejdere skal beholde udstyr til deres hjemmekontor
  • Er der andre vaner fra hjemmearbejdspladsen, der kan implementeres på kontoret

 

I dialogerne med medarbejderen bør der italesættes og besluttes, hvad der skal være gældende for den enkelte medarbejder med hensyn til hjemmearbejdsdage, møder, udstyr, rejser mm. Hertil bør der også gennemføres dialoger i afdelinger og teams, hvor det afklares, hvordan samarbejde, møder og pauser kan gennemføres for at blive så effektive som mulige.

Giv plads og tid til at reetablere relationerne og opbygge nye relationer på kontoret og generelt i virksomheden. Her mener vi både relationen medarbejderne imellem men også reetableringen af relationen mellem leder og medarbejdere, som er en væsentlig faktor i fastholdelsen og medarbejderens arbejdsglæde.

 

Klargør de fysiske rammer

De fysiske rammer skal være klar til de tilbagevendende medarbejdere. Det skal være muligt at holde afstand og kontorer, fællesrum, toiletter mm. skal klargøres i forhold til nye regler og strukturer.

Samtidig skal der gøres klar til at modtage og udlevere udstyr, som medarbejderen har benyttet eller skal benytte på hjemmearbejdspladsen.

Vil du vide mere?
Vi står altid klar, til at hjælpe med at digitalisere og effektivisere jeres HR-processer så kontakt os endelig!

  +45 71 99 69 44

  info@2people.com

Kontortider:
Man – Fre 08.00 – 16.00

Telefon: +45 71 99 69 44
Email: info@2people.com

Addresse: Åbogade 15, 8200 Aarhus N, Danmark

© 2021 2people

skriv til os

Udfyld felterne nedenunder. Vi vender tilbage til dig snarest.