Som virksomhed er det essentielt at have en HR-afdeling, hvis man har flere ansatte. Det kan være svært at holde styr på alle, der arbejder i virksomheden, men du behøver faktisk ikke mere end en HR-løsning/HR-system til det.
En HR-løsning/system er en digitalisering af den førnævnte HR-afdeling. Du vil være i stand til at have det fulde overblik over både medarbejdere, organisationen og alt papirarbejdet, der følger med. Læs mere om på siden, hvad en HR-løsning bør indeholde.

 

Medarbejdere

Det vigtigste ved en HR-løsning/system er dens håndtering af medarbejderne. Især hvis der er mange at holde styr på. Som øverste led i virksomheden er det ikke altid muligt at have lige godt kendskab til sine medarbejdere. Derfor bør en HR-løsning være ufattelig dybdegående på medarbejder-området.
Det handler blandt andet om:

  • Medarbejderudvikling
  • Rekruttering
  • Profiler
  • Arbejdsprocesser fx ansættelse og fratrædelse

Medarbejderudvikling er en løbende proces som kræverat der er et overblik over, hvordan den enkelte medarbejder klarer sig. Det skal løbende gives feedback og ud fra denne feedback aftales der hvilke opgaver eller actions den enkelte medarbejder skal gennemføre alene eller sammen med kollegaer og/eller overordnede for at gennemgå en målrettet udvikling.

Derudover er det vigtigt at den enkeltes udvikling kan ses i en sammenhæng med den udvikling den samlede afdeling skal igennem for at nå et bestemt mål. Derudover kan der være behov at HR-løsningen kan vise andre informationer så som krav til kvalifikationer og kompetencer, forretningsmål og karrierevej når der skal gennemføres en medarbejderudviklingssamtale MUS.

Næste punkt på listen er rekruttering. Her sørger HR-systemet for at få de bedste kandidater til jobbet. Der vil blive sorteret mellem ansøgerne alt efter, hvordan den enkelte ansøger eller kandidat passer ind i virksomheden, bedømt på nogle forskellige faktorer. Ønsker man interview med nogle af disse kandidater, kan der udsendes en tidsplan til den udvalgte ansøgere således at ansøgerne kan vælge det tidspunkt som passer ansøgeren bedst.

I HR-løsningen/systemet skal der kunne samarbejdes med alle rekrutteringsmedlemmerne i ansættelsesudvalget og det skal kunne besluttes hvem der skal deltage i hvilke step i rekrutteringsprocessen alt efter de kompetencer de enkelte medlemmer har, hvilket betyder at der kan laves en effektiv plan for rekrutteringen.

Profilerne (opbevaring, behandling, vedligehold og sletning af stamdata) af medarbejderne er også en ting, som bør være inkluderet i en HR-løsning. Alle de informationer, som du har behov for om den enkelte medarbejder, vil være samlet på et sted. Det gælder alt lige fra certifikater til notater og påmindelser.
Arbejdsprocessen bør også være en del af en HR-løsning. Her sørger man for, at alle de mange arbejdsopgaver bliver udført til tiden ved hjælp af diverse remindere. Alt sammen noget, som HR-løsningen/systemet burde tage sig af.

 

Overblik over organisationen

Alle de ovennævnte dele holdes sammen med et godt overblik, som en HR-løsning/system også bør indeholde. Således vil dokumenter og informationer på en specifik medarbejder være meget let tilgængelig og hurtig at finde. En HR løsning/system skal kunne vise hvor den enkelte medarbejder er placeret og hvem der er ansvarlig for den faglige og personalemæssig ledelse for den enkelte medarbejder. Dette giver mulighed for en hurtig og effektiv tildeling af HR opgaverne.

Under alle omstændigheder tilbyder den gode HR-løsning også et godt overblik over alle de mange funktionaliteter og HR-opgaver som den tager sig af. Det skal nemlig være overskueligt at finde rundt i og ekstrahere data, som man kan benytte sig af.

 

Hold orden i dokumenterne

Til slut så bør den gode HR-løsning/HR-system indeholde en god kategorisering og tagging af dokumenter. Kontrakter, personalepolitikker, håndbøger, og hvad der ellers måtte være er noget, som der bliver holdt styr på.
Det er utrolig vigtigt for en virksomhed, at den kan trække de rette dokumenter frem, når der er behov for det. Dette er noget, som burde foretages hurtigt, så man ikke behøver at vente på, at HR-afdelingen finder det rette dokument. Med den digitale løsning vil dette skridt være langt mere fremskyndet.