Databehandleraftale, version 2023-1

 

 

Standardkontraktbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger 

mellem

Kundenavn, CVR nr.: 

Adresse nr, post nr. og by

herefter ”den dataansvarlige”

og

2people A/S, CVR 30102281

Rudolfgårdsvej 15B, 8260 Viby, Danmark

herefter ”databehandleren”, der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”,

HAR AFTALT følgende standardkontraktbestemmelser med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

1. Indhold

  1. Indhold
  2. Præambel
  3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
  4. Databehandleren handler efter instruks
  5. Fortrolighed
  6. Behandlingssikkerhed
  7. Anvendelse af underdatabehandlere
  8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
  9. Bistand til den dataansvarlige
  10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
  11. Sletning og returnering af oplysninger
  12. Revision, herunder inspektion
  13. Parternes aftale om andre forhold
  14. Ikrafttræden og ophør
  15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Bilag B Underdatabehandlere

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

2. Præambel

  1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
  2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
  3. I forbindelse med leveringen af 2people-løsningen behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
  4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
  5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
  6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
  7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
  8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
  9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.
  10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
  11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

b. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren, som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 90 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. 

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

  1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
  2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
  3. indsigtsretten
  4. retten til berigtigelse
  5. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
  6. retten til begrænsning af behandling
  7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
  8. retten til dataportabilitet
  9. retten til indsigelse
  10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

b. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

c. Den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

d. Den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. De sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. De foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12. Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

5. Underskrift

På vegne af den dataansvarlige

Navn:

Stilling:

Telefonnummer:

E-mail:

Underskrift

På vegne af databehandleren

Navn: Daniel Sørensen

Stilling: Adm. direktør

Telefonnummer: +45 50 99 69 44

E-mail: daniel@2people.com

Underskrift

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Navn:

Stilling:

Telefonnummer:

E-mail:

Navn: Daniel Sørensen

Stilling: Adm. direktør

Telefonnummer: +45 50 99 69 44

E-mail: daniel@2people.com

Bilag A Oplysninger om behandlingen 

A.1 Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

  • at understøtte den dataansvarliges behov for personaleadministration og personaleplanlægning, herunder registrering af konkrete ansættelsesforhold.
  • at indsamle, registrere, opbevare, videregive og slette personoplysninger efter instruks fra den dataansvarlige. 
  • at ovenstående indsamling, opbevaring, videregivelse og sletning af personoplysninger, alene sker via funktioner tilgængelig på 2people-løsningen.
  • at 2people-løsningen alene gøres tilgængelig for de personer som er identificeret af dataansvarlig

A.2 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om:

  • indsamling, registrering, opbevaring, videregivelse og sletning af persondata i arbejdsrelateret sammenhæng. 
  • data omfatter medarbejdernes stamdata, juridiske og personlige dokumenter, jobbeskrivelser, kvalifikationsbeskrivelser, arbejdsprocesser samt udviklingsmål og planer. 
  • der foretages ikke selvstændig, videregivelse eller anden behandling af persondata end det som udføres efter instruks fra dataansvarlig 

A.3 Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

Databehandlingen vil omfatte følgende typer af personoplysninger: 
X   Almindelige personoplysninger i det omfang at den dataansvarlige angiver dem til 2people-løsningen
X   Følsomme personoplysninger, i det omfang at den dataansvarlige angiver dem til 2people-løsningen, herunder:

☐   Racemæssig eller etnisk baggrund

☐   Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning

☐   Genetiske data

☐   Biometriske data, hvor det behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person 

☐   Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

☐   Helbredsforhold 

☐   Seksuelle forhold eller seksuel orientering  
X   Andre oplysninger om rent private forhold, i det omfang at den dataansvarlige angiver dem til 2people-løsningen, herunder: 

☐   Oplysninger om straffedomme og/eller lovovertrædelser

☐   Væsentlige sociale problemer

☐   Andre rent private forhold, som ikke er omfattet af kategorien” følsomme oplysninger”


A.4 Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

  • Den dataansvarliges ansatte, bestyrelse, ejere, konsulenter og øvrige personer som den dataansvarlige måtte angive oplysninger om i 2people-løsningen.

A.5 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

  • Behandlingen er tidsbegrænset og varer indtil kontraktens ophør.

Bilag B Underdatabehandlere  

  • Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Navn CVR-nr Adresse Placering af data Beskrivelse af behandling
Rackhosting ApS 15777176

Hørskætten 6C

2630 Taastrup

 

 

 DK Rackhosting anvendes til hosting af 2people-løsningens servere. 
Cloudflare Inc N/A 101 Townsend St, San Francisco, CA EU Cloudflare anvendes til sikring af 2people-løsningen mod angreb og behandler kun IP-adresser. 
Mailgun Technologies, Inc. N/A 112 E Pecan St, #1135. San Antonio, TX EU Mailgun anvendes til udsendelse af e-mails fra 2people-løsningen. 
Hubspot Inc.  N/A 25 First Street, 2nd Floor
Cambridge, MA 		 EU HubSpot anvendes som ticketsystem og det anbefales at dataansvarlig ikke opretter tickets indeholdende personoplysninger.
Penneo A/S 29973334 Enghavevej 40 4, 1674 København V DK Penneo anvendes som leverandør af digital signatur i 2people-løsningen. (er valgfri at benytte)
Twoday A/S 29973334 Gærtorvet 1, 1799 København V  DK Addo Sign fra Twoday anvendes som leverandør af digital signatur i 2people-løsningen. (er valgfri at benytte)

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

B.2 Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 90 dage før anvendelsen eller ændringen træder i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 60 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 

C.1 Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

  • Databehandleren stiller 2people-løsningen til rådighed for den dataansvarlige, som får adgang til aftalte services på 2people-løsningen.

    C.2 Behandlingssikkerhed

    Databehandleren gennemfører følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige.

    C.2.1 Adgangsbegrænsning og Autorisation 

    • Adgangen til personoplysningerne er begrænset til de medarbejdere, som har et arbejdsbetinget behov for at kunne behandle personoplysninger for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser over for den Dataansvarlige. 

    C.2.2 Opretholdelse af sikkerhedsforanstaltninger 

    • For at undgå at oplysninger ikke hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, forringes, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger iværksætter og opretholder databehandleren en række organisatoriske, administrative og it-mæssige foranstaltninger. 

    C.2.2.1 Instruktion af medarbejdere

    • Medarbejdere er instrueret i databehandlingens formål og arbejdsgange. Databehandleren sikrer, at medarbejderne er orienteret om deres tavshedspligt.

    C.2.2.2 Adgangsstyring og administration af brugeradgang 

    • Kun medarbejdere, som har behov for det, vil være oprettet som brugere med adgang til 2people a/s’ netværk og systemer. Ved ophør af en medarbejders ansættelsesforhold spærres eller nedlægges medarbejderens brugeradgange hurtigst muligt.

    C.2.2.3 Netværks- og kommunikationssikkerhed

    • 2people a/s benytter firewalls til beskyttelse af systemer og netværk. 
    • Hvis der sker kommunikation mellem brugere og systemer over åbne netværk, krypteres kommunikationen.

    C.2.2.4 Driftsprocedurer og ansvarsområder 

    • Der bliver med passende mellemrum foretaget sikkerhedskopiering af konfigurationsfiler, applikationskode og data. Periodisk sker der test af, at data kan genskabes fra sikkerhedskopier. 
    • Der foretages logning af alle relevante hændelser i systemerne. Logningen har fokus på brugernes handlinger, opståede fejl samt informationer, der kan bruges til at diagnosticere problemer eller besvare spørgsmål fra kunder.  

    C.3 Bistand til den dataansvarlige

    Databehandleren skal så vidt muligt bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2.

    C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine 

    • 30 dage før ophør af abonnementet på 2people-løsningen, skal den dataansvarlige give meddelelse om, hvorvidt data ønskes slettet, eller data ønskes tilbagetaget til den dataansvarlige.
    • I tilfælde hvor data tilbagetages til den dataansvarlige ved ophør, sletter databehandler alle kopier af data. Databehandler skal sikre, at underleverandører efterlever den dataansvarliges instruks ved ophør.
    • Såfremt den dataansvarlige ikke giver instruks om behandling af data ved ophør, slettes data automatisk senest efter 12 måneder. 

    C.5 Lokalitet for behandling

    Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:

    • Databehandling vil finde sted fra databehandlerens kontor i Aarhus på Åbogade 15, 8200 Aarhus N, samt via remote adgang. 
    • Adresser på underdatabehandlere angivet i Bilag B.

    C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

    Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

    C.7 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

    Databehandleren stiller én gang årligt, ved forespørgsel, en selvevalueringsrapport til rådighed for Dataansvarlige kunder, som ønsker at føre tilsyn med databehandler. Rapporten indeholder de samme kontrolmål som angivet i FSR og Datatilsynets standard på en ISAE 3000 erklæring på persondata. 

    Derudover stilles underleverandørens ISAE 3402 erklæring til rådighed for den dataansvarlige. 

    Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige kan herudover foretage fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

    Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion

    C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere 

    Baseret på en risikovurdering af den behandling af personoplysninger som underdatabehandleren foretager, udfører Databehandleren passende tilsyn med underdatabehandlere. Alt efter resultatet af risikovurderingen kan der anvendes et eller flere af nedenstående tilsynskoncepter. Metoden til udførsel af risikovurdering og tilsynskoncepterne er baseret på Datatilsynets vejledning om tilsyn med databehandlere. 

    • Koncept 1 – Du skal ikke gøre noget, medmindre du bliver opmærksom på, at der er noget galt hos databehandleren.
    • Koncept 2 – Databehandleren bekræfter – helst skriftligt – over for dig, at alle krav i databehandleraftalen stadig efterleves.
    • Koncept 3 – Databehandleren giver dig årligt – enten direkte eller via sin hjemmeside – en skriftlig status på forhold, der er omfattet af databehandleraftalen, og andre relevante områder (f.eks. organisatoriske eller produktmæssige ændringer).”
    • Koncept 4 – Databehandleren har en relevant og opdateret certificering eller følger et såkaldt adfærdskodeks, som er relevant for dine behandlingsaktiviteter.
    • Koncept 5 – En uafhængig tredjepart har ført et dokumenteret tilsyn med databehandleren på et område, som også dækker dine behandlingsaktiviteter.
    • Koncept 6 – Du fører selv – eller sammen med andre – et dokumenteret tilsyn med databehandleren.

    Databehandleren vil altid, hvis muligt, anvende koncept 5 og 4 da disse tilsyn udføres af en uafhængig tredjepart og dermed repræsenterer det højeste niveau af sikkerhed. Som hovedregel indhentes der revisorerklæringer hvor det er muligt. 

    Bilag D Parternes regulering af andre forhold

    I det omfang databehandlerens forpligtelser til at bistå den dataansvarlige med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelser, medfører et ekstraordinært ressourceforbrug hos databehandleren, har databehandleren krav på rimelig betaling herfor. Parternes eventuelle supplerende regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes Købsaftale. Afregning vil som udgangspunkt ske ved opgørelse af medgået tid.