3 overvejelser du bør gøre dig lige nu, hvis du skal have dit første HR-system

3 overvejelser du bør gøre dig lige nu, hvis du skal have dit første HR-system

At gå fra Excel, tjeklister i word, gule lapper af papir og mappestruktur på et drev er en stor beslutning. Men når din virksomhed når en vis størrelse, så er det en nødvendig beslutning af lægge den manuelle håndtering på hylden, og kigge sig om efter en HR-system. Men hvad skal dit kommende system indeholde, og hvilke overvejelser bør du gøre dig inden du begynder at kigge på HR-systemer?

1. Hvem skal have adgang til hvor meget?

Dit kommende HR-system skal først og fremmest være styret af “roller” i kombination med “rettigheder”. Det sikrer nemlig, at personfølsomme data og dokumenter ikke bliver set eller behandlet af de forkerte personer.

Der er utrolig mange personoplysninger i et HR-system. Lige fra stamdata som CPR nr. og løn til referater af MUS, sygesamtaler og tilfredshedsundersøgelser. Alle disse data har deres egen plads i et HR-system, og systemets roller og rettigheder sikrer, at kun relevante personer har adgang til de ekelte data.

De allermest sikre systemer lader dig definere rettigheder for hver enkelt rolle helt ned på felt niveau – og med 3 rettigheder: se, redigere og skjult.

Grafik med tre avatar personer i tre cirkler

Bonus: det er en stor fordel, hvis HR-systemet lader dig oprette dine egne roller, så de passer til lige netop jeres organisation.

Daniel Jill Sørensen 2people kontaktperson

Løser jeres HR udfordringer

2people systemet er udviklet af HR entusiaster, der har mange års erfaring indenfor HR.

Vi tilbyder en standardiseret løsning, der nemt kan kundetilpasses og sammenkobles med det, der er vigtigst for jer.

Vi står klar til at hjælpe med jeres HR behov og udfordringer.

2. Hvilke stamdata er vigtige for dig at have tilgængelige?

Stamdata er nok det, som et HR-system indeholder allermest af. Og også ofte grunden til, at man køber et HR-system. Det er nemlig meget nemmere at tilgå og styre stamdat i et HR-system, frem for i et Excel ark eller i værste fald et arkivskab med hængemapper!

Men hvilke stamdata har du rent faktisk brug for? Og hvilke stamdata er specifikke for lige netop jeres virksomhed? De fleste HR-systemer lader dig registrere personoplysninger, personlige kontaktoplysninger, arbejdsrelaterede oplysninger, arbejdsrelaterede kontaktinformationer og bankoplysninger.

Men hvis du også har brug for at registrere sko- og tøj størrelser på arbejdstøj, allergener ift. frokostordningen, deltagelse i personaleforeningen mm. så er det vigtigt, at du har mulighed for at oprette dine egne brugerdefinerede stamdatafelter.

Bonus: Ud over stamdata, er det også behjælpeligt, at der fremgår referater af samtaler, dokumenter, uddannelser, certifikater, kompetencer, noter og påmindelser på medarbejderens profil. Så er alt vedrørende medarbejderen nemlig samlet ét sted.

3. Hvilke typer af dokumenter arbejder i med i HR?

HR er én af de afdelinger, der arbejder med flest juridiske dokumenter. Ansættelseskontrakter, advarsler, tavshedsserklæringer, barselsaftaler, tilæg osv.

Listen er lang. Og arbejdet med at udfylde- og få underskrevet juridiske dokumenter kan være bøvlet.

Når du skal indkøbe et HR-system, så skal du sikre dig, at jeres nuværende dokumentskabeloner kan bruges i systemet. Du bør også lede efter et system, som automatisk kan udfylde skabelonerne med stamdata fra medarbejderprofilen. Så slipper du nemlig helt for at udfylde eller åbne dokumenter.

    Og hvis du samtidig kan koble dokumenter på automatiserede arbejdsprocesser, så klare systemet også udsendelse af dokumenter til digital signatur med NemID og processerne omkring opfølgning.

    Men det er ikke kun juridiske dokumenter, som kan være relevante for jer. Måske skal medarbejderne også have fri adgang til medarbejderhåndbogen, IT-sikkerhedspolitikker, til- og fra melding til personalegoder osv. Disse dokumenter kan også gøres tilgængelige i et HR-system

    Daniel Jill Sørensen 2people kontaktperson

    Løser jeres HR udfordringer

    2people systemet er udviklet af HR entusiaster, der har mange års erfaring indenfor HR.

    Vi tilbyder en standardiseret løsning, der nemt kan kundetilpasses og sammenkobles med det, der er vigtigst for jer.

    Vi står klar til at hjælpe med jeres HR behov og udfordringer.

    Ovenstående sikrer jer et godt grundlag for opbevaring og håndtering af medarbejderdata og dokumenter, som er én af de store tidsrøvere i en virksomhed. Samtidig sikrer det jer ift. GDPR. Det bør som minimum være disse tre punkter, som udgør grundlaget for jeres kommende HR-system.

    Læs også:

    3 overvejelser du bør gøre dig lige nu, hvis jeres HR-system skal hjælpe jer med rekruttering og onboarding.