3 overvejelser hvis jeres HR-system skal hjælpe jer med rekruttering og onboarding

1. Har du KUN brug for hjælp til rekrutteringen?

Der findes mange forskellige rekrutteringssystemer (eller ATS: applicant tracking system) på markedet. Når du skal vælge hvilket rekrutteringssystem du ønsker at bruge, så skal du overveje, om det kun er selve rekrutteringsprocessen du skal have hjælp til, eller om du også har brug for hjælp til alt omkring rekrutteringen.

Selve rekrutterings processen definerer vi ved, at indeholde alt fra at skrive jobopslaget til den rette kandidat er fundet, og jobopslaget derfor lukkes.

Men måske burde du overveje, om det også er relevant for dig, at dit rekrutteringssystem indeholder jobprofiler med påkrævede kompetencer/kvalifikationer, certifikater samt karriereveje, som kan bruges som udgangspunkt for jobopslaget.

Og når den helt rette kandidat er fundet, så har du måske også brug for hjælp til opbevaring af den ansattes dokumenter og stamdata – også efter samtykket du fik i rekrutteringen er udløbet. Så slipper du nemlig for at opbevare data fysisk i arkivskabet eller i mapper på et drev.

Grafik med tre avatar personer i tre cirkler

Så har du brug for mere en blot hjælp til selve rekrutteringsprocessen, så skal du overveje et decideret HR-system, som samtidig indeholder et modul til rekruttering.

Daniel Jill Sørensen 2people kontaktperson

Løser jeres HR udfordringer

2people systemet er udviklet af HR entusiaster, der har mange års erfaring indenfor HR.

Vi tilbyder en standardiseret løsning, der nemt kan kundetilpasses og sammenkobles med det, der er vigtigst for jer.

Vi står klar til at hjælpe med jeres HR behov og udfordringer.

2. Hvilke data har du brug for under og efter rekrutteringsprocessen?

Processer der indeholder personfølsomme oplysninger SKAL kunne håndteres sikkert og i tråd med persondataforordningen GDPR.

De fleste rekrutteringssystemer lader jeres kandidater udfylde en ansøgningsformular på jeres hjemmeside, som danner datagrundlaget for kandidaterne og jeres arbejde med dem under rekrutteringsprocessen og under ansættelsen.

Det kan også være, når i ansætter en ny medarbejder, at i ønsker at indhente supplerende data som CPR nr., oplysninger om næreste pårørende, bank- og registreringsnummer, straffeattest osv. Det er ofte en opgave, som håndteres manuelt ved at man pr. mail beder om oplysningerne eller man modtagerne dem fysisk på et stykke papir.

Her efter skal de indtastes i div. systemer eller deles med relevante personer. Risikoen for at lave fejl er i disse tilfælde stor. En undersøgelse fra Datatilsynet viser, at 52% af alle anmeldte brug på GDPR-lovgivningen er rigtige data, der er delt med forkert modtager.

I et godt rekrutteringssystem kan du automatisk indhente supplerende data via et krypteret link i en mail. Inden mailen sendes klikker du af i check boxe hvilke data du vil indhente, bl.a. CPR. nr. Bankoplysnigner osv., og den kommende medarbejder udfylder disse data via en formular. Dataen bliver herefter automatisk opdateret på medarbejderes profil i systemet, hvor personer med de rigtige rettigheder har adgang til at se dem.

Daniel Jill Sørensen 2people kontaktperson

Løser jeres HR udfordringer

2people systemet er udviklet af HR entusiaster, der har mange års erfaring indenfor HR.

Vi tilbyder en standardiseret løsning, der nemt kan kundetilpasses og sammenkobles med det, der er vigtigst for jer.

Vi står klar til at hjælpe med jeres HR behov og udfordringer.

3. Hvilke manuelle processer er vigtigt at få automatiseret og sat i system?

Pre- og onboarding hænger uløseligt sammen med rekrutteringsprocessen. Det er i disse processer i klargøre alt til den nye medarbejders første dag og giver medarbejderen den bedste start på deres nye ansættelse. I skal overveje, om jeres rekrutteringssystem også skal kunne understøtte jer i disse processer.

En pre-bording består som regel af en masse praktiske opgaver: Bl.a. ved at danne en ansættelseskontrakt og sende den til underskrift med digital signatur, oprette systemadgange og nyt udstyr til medarbejdere, klargøre kontorplads, arbejdstøj, parkeringstilladelse, nøgler osv.

    Alle disse opgaver løses af forskellige personer i din virksomhed, og et godt HR-system skal kunne undererette de ansvarlige for hver enkelt opgave om opgavens omfang, deadlines mm. Så slipper i nemlig for manuelt at sende opgaver rundt i huset og følge op på dem.

    Når medarbejderen skal onboardes, så er der også en lang række tiltag, som gør, at medarbejderen kommer godt igang. Det er f.eks. Morgenmad første dag, vis rundt i virksomheden, sidemandsoplæring, samtaler, opfølgninger, tests osv. På samme vis som under pre-boardingen, kan et godt rekrutteringssystem understøtte jeres onboarding proces, så den bliver automatiseret og foregår på en professionel måde.