Digitalisering af HR-processer kan have ry som HR-verdens svar på et ERP-projekt: tidskrævende, dyrt og en smule skræmmende.
Og hvis du arbejder i en mindre eller mellemstor virksomhed, er det måske endnu mere nærliggende at tænke:
"Det er nok mest relevant for de store virksomheder med hundredvis af medarbejdere".
eller
“ Vi er der ikke helt endnu".
Men faktisk handler digitalisering af HR processer om noget så enkelt som at gøre jeres hverdag nemmere. Prøv at tænke over følgende spørgsmål:
Hvor finder en medarbejder sin ansættelseskontrakt, hvis vedkommende har brug for den i morgen?
Hvor finder I oplysninger på nærmeste pårørende, hvis der opstår en akut situation?
Hvordan kan en leder hurtigt se, hvilket udstyr der er udleveret til en medarbejder?
Har I ét sted, hvor stamdata på medarbejdere altid er opdateret?
Hvis svarene involverer flere mapper, e-mails, Excel-ark eller en kollega, der "plejer at vide det", så er I langt fra alene.
Mange tror, at HR bruger mest tid på administration. Men ofte bruges tiden et helt andet sted. På at lede.
Når flere medarbejdere, ledere og HR-kolleger hver uge bruger få minutter ekstra på at finde informationer, bliver det hurtigt til rigtig mange timer over et år.
Timer, som ikke skaber værdi.
Eller rettere.
Det handler ikke kun om HR….
For når medarbejderdata samles ét sted, skaber det værdi for hele virksomheden.
Lederen får hurtigere adgang til relevante oplysninger.
Medarbejderen bliver mere selvhjulpen.
HR bruger mindre tid på administration.
Ledelsen får bedre indsigt og et stærkere beslutningsgrundlag.
Pludselig bliver HR-data ikke bare data. De bliver et værktøj til at træffe bedre beslutninger.
Mange virksomheder oplever allerede nu stigende krav til dokumentation, compliance og rapportering.
Det gælder blandt andet inden for arbejdsmiljø, kompetenceudvikling og de kommende krav om løngennemsigtighed.
Jo flere oplysninger der skal dokumenteres, desto vigtigere bliver det at have styr på sine data.
Ikke fordi man skal kunne trække hundredvis af rapporter.
Men fordi man skal kunne finde de rigtige oplysninger, når behovet opstår.
Måske er den største misforståelse, at HR-systemer primært er relevante for store virksomheder.
Men faktisk oplever mange mindre og mellemstore virksomheder ofte det største udbytte.
For her er ressourcerne typisk mere begrænsede.
Der er færre medarbejdere til administration.
Og man har endnu mere brug for simple processer, der fungerer i hverdagen.
Hvis du skal tage én ting med fra dette indlæg, så lad det være at digitalisere sine HR-processer ikke behøver at starte med et stort projekt.
Den kan starte med noget så enkelt som at samle medarbejderdata ét sted.
Sørge for, at medarbejdere selv kan finde vigtige dokumenter.
Give ledere lettere adgang til de oplysninger, de har brug for.
Og skabe overblik over udstyr, kompetencer, ansættelseskontrakter og kontaktoplysninger.
Hos 2people oplever vi ofte, at virksomheder bliver overraskede over, hvor meget de faktisk kan forenkle deres hverdag ved at samle HR-processer og medarbejderdata ét sted.
Så spørgsmålet er måske ikke, om I er store nok til et HR-system.
Spørgsmålet er, om I fortsat har tid til ikke at have et 💜